viernes, 24 de abril de 2009

El plan??? Que plan!!?? Empecemos YA!


La siguiente historia se basa en hechos y personajes ficticios. Cualquier semejanza a la realidad, es mera coincidencia….

El Sr. José Pérez, quien se desempeña como “Gerente de Proyectos” en una importante compañía multinacional (IT Solutions SA), tiene su primera reunión de cara a un nuevo cliente, uno de los bancos más importantes de Argentina (Banco “The Bank”) que acaba de contratar a “IT Solutoins SA”, para realizar un servicio de migración de redes.

El Sr. José Pérez, Se viste elegantemente (tiene una muy buena imagen). Se expresa muy bien al hablar, suele escuchar atentamente cuando tiene este tipo de reuniones, y profesionalmente es ingeniero en Informática, y tiene una maestría en tecnología.

José Pérez tiene más de 15 años trabajando como gerente de proyectos de IT, dentro de importantes compañías internacionales. Además, desde hace unos años, José cuenta con una certificación internacional “PMP” del PMI.- Podríamos decir con toda esta introducción, que José Pérez, es el Gerente de Proyecto que mejor preparado se encuentra, para gestionar este importante proyecto que su compañía acaba de vender.

Durante la 1ra reunión, José Pérez se presenta al Gerente de IT del Banco “The Bank”. Luego de una breve conversación informal, café de por medio, José Pérez le pregunta al Gerente de IT, cuales era sus expectativas de cara al nuevo proyecto que acaban de contratar. Saca una copia del contrato que ambas empresas firmaron, con la intención de revisar los alcances y detectar cualquier anormalidad a tiempo.

El gerente de IT del banco, se pone un poco nervioso. Lo primero que le dice a José Pérez, es que a el no le interesa el contrato que su compañía firmó. De hecho, este tipo de situaciones (Revisar un contrato) lo disgustan demasiado.

El Gerente de IT tiene su alcance claro y bien definido (en su cabeza) y quiere que el proyecto se implemente para el fin de semana largo de Semana Santa….SEA COMO SEA!....y para esto falta nada mas y nada menos que 30 días.

Este tipo de cosas a José, le viven sucediendo….y suena hasta lógico por momentos. El cliente, siempre exige, pero ocurre que los alcances que están definidos en el contrato tienen algunas restricciones, como por ejemplo las tareas que serán parte del banco y las que no…los horarios para brindar los servicios, y además el contrato expresa claramente que el plan de migración, debe ser firmado por ambas partes, luego del relevamiento inicial.

A pesar de que la reunión se está poniendo muy difícil, José se encuentra optimista, y está esperando el momento indicado para hacerle ver al Gerente de IT del banco, la importancia del contrato, los aspectos legales que están involucrados, y la necesidad de comenzar a desarrollar en conjunto, un plan de acción.

El gerente de IT del banco, a esta altura está completamente nervioso. Lo llaman al celular, a su teléfono directo, además, no deja ni por un minuto su “Blackberry”…

José, le dice al Gerente: “Sr. Creo que lo mejor en esta situación es que ud. Se calme, si quiere volvemos a reunirnos mañana o pasado, y revisando el contrato comenzamos con el armado del Plan….”

En ese momento, cuando José dice la palabra “Plan”….el Gerente mas furioso todavía le dice a José….”Escúcheme una cosa. Creo que ud no me entiende!, yo no tengo tiempo (y mi gente tampoco) para planificar nada…! De que plan me habla!!...YO Necesito la migración lista para dentro de 30 días!...por favor, no me insista con estas cosas, y póngase a trabajar! Vea de que forma mañana mismo sus administradores empiezan a migrar las redes!...Que para eso lo contratamos!”.-

Esta situación, relatada con un tono un tanto drástico, no es un tema menor. Con el correr del tiempo nos encontramos ante situaciones, donde a veces nos cuesta creer que gente profesional, con años de trayectoria, con puestos importantes en compañías de primer nivel, no quiera planificar. Cegados por el cumplimiento de sus objetivos que seguramente están atados a sus “bonos” corporativos….creen que la planificación es una perdida de tiempo.

Lo peor es cuando nos encontramos con gerentes o responsables que no tienen idea de lo que significa una migración de redes, o de sistemas…pero que quieren todo listo para “ayer” (Gerentes que tienen a cargo un área de IT, cuando en realidad, su principal función son las finanzas, por citar un ejemplo).

Esto de querer ingresar en la etapa de “ejecución” de un proyecto sin pasar antes por las etapas anteriores (Estructuración o inicio y planificación) es algo tan común que me asombra incluso, que algunos proyectos salgan bien!.

La famosa frase es: “mas o menos ya sabemos que tenemos que hacer…..no perdamos tiempo en planificar, empezá a desarrollar lo antes posible….después vemos si pasa algo!”….y como consecuencia, nos encontramos con un producto que no hace lo que debe hacer, perdimos el doble de tiempo en el desarrollo, porque los objetivos no estaban claros, y lo que es peor, nadie sabe para donde va el proyecto.

En Argentina, mucha gente no está acostumbrada a trabajar con una metodología de gestión de proyectos. Estamos acostumbrados a ser “improvisados”, porque nunca hay tiempo para planificar y lo que es peor, a veces porque el CEO de la empresa lo pidió así….para mañana tiene que estar todo listo!.

Quisiera ver un poco mas de conciencia. Me gustaría que los futuros profesionales, que por suerte hoy, aunque en poca medida me toca formar, sepan de la importancia que tiene la utilización de una metodología. Formemos a los futuros gerentes de IT para que tengan la capacidad de ver este tipo de cosas, que me parece, no es tan difícil de ver y de entender.

Uno puede estar de acuerdo o no, con las gerencias tradicionales de IT…pero de lo que estoy seguro es que un buen gerente se forma. Y sobre todo, debería tener la capacidad para “escuchar”, “Evaluar”, y “decidir” y el mejor curso de acción.

En mi próxima publicación hablaré de aquellos gerentes que dirigen a su personal, imponiéndoles miedo, temor.... ¿Cuántas veces escuchamos la frase: “Muchachos!, pónganse a trabajar porque nos echan a todos!!”?.


Hasta la próxima!

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